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Bonnes pratiques pour les conférences Skype Entreprise

Découvrez toutes les bonnes pratiques à connaître avant de diriger une réunion Skype Entreprise.

Paramètres et bonnes pratiques pour les organisateurs de conférences en ligne Skype Entreprise

Individuellement, Microsoft® Skype Entreprise a ses limites. Pour tirer pleinement parti de vos licences Skype Entreprise, vous devez compléter votre package de collaboration avec les solutions d'audioconférence InterCall. Ces solutions intégrées permettent de véritablement unifier vos services vocaux. En effet, les participants peuvent rejoindre des réunions via des lignes téléphoniques PSTN et utiliser des commandes avancées en cours d'appel. Vous trouverez ci-dessous les paramètres et les bonnes pratiques recommandées pour les organisateurs de conférence en ligne Skype Entreprise à l'aide des options de conférence InterCall Reservationless-Plus®.

Rejoindre une audioconférence Skype Entreprise

Planifier des réunions Skype Entreprise

Les organisateurs utilisant Skype Entreprise devraient planifier des réunions discètes dans Outlook avec des heures de début/fin définies. Nous vous déconseillons vivement la pratique qui consiste à organiser une conférence impromptue en ligne dans Skype Entreprise qui reste ouverte en continu, permettant aux participants d'aller et venir librement pendant la journée. Les réunions de ce type sont dangereuses, car elles sont en grande partie non surveillées et de ce fait, non sécurisées. Il est également recommandé de ne pas copier et coller des réunions dans Outlook pendant la planification

Un organisateur utilisant Skype Entreprise devrait plutôt envoyer des réunions spécifiques à des participants ciblés et fermer correctement la réunion à la fin de chaque réunion, en suivant les consignes. Voir Terminer une réunion ci-dessous.

Démarrer une réunion Skype Entreprise

Le moyen le plus courant pour organiser une réunion Skype Entreprise consiste à utiliser l'audio de Skype Entreprise. Cette fonction vous offre l'intégration entre toute autre personne utilisant l'audio de Skype Entreprise et toute personne qui se connecte à l'aide de Reservationless-Plus. Lorsque vous utilisez uniquement l'audio de Reservationless-Plus, sélectionnez le bouton radio Appelez-moi au :. Lorsque le système vous rappelle, il ne vous invite pas à fournir un code PIN. Vous pouvez demander au système de vous inviter à entrer un code PIN en appuyant sur « 1 » pour rejoindre l'appel, puis en appuyant sur « 11 » immédiatement après. Si vous n'entrez pas le code PIN, vous pouvez néanmoins rejoindre l'appel, mais vous ne disposerez d'aucune des commandes clés du modérateur disponibles via la passerelle. 

Il est recommandé de définir le paramètre Invite de l'organisateur sur Activé. Cela permet aux hôtes d'entrer le code PIN de l'organisateur si un rappel est utilisé. Si vous n'activez pas cette fonction, vous pouvez malgré tout demander à Reservationless-Plus de vous inviter à saisir votre code PIN d'organisateur lorsqu'il vous appelle en appuyant sur « 1 » pour rejoindre l'appel, puis sur « 11 » immédiatement après. Si vous n'entrez pas le code PIN, vous pouvez néanmoins rejoindre l'appel, mais vous ne disposerez d'aucune des commandes clés du modérateur disponibles via la passerelle.

Remarque : si vous devez enregistrer dans Skype Entreprise, débutez la réunion en utilisant l'audio de Skype Entreprise.

Configurer l'audio de Skype Entreprise

Configurer la connexion audio de votre ordinateur pour les réunions Skype Entreprise

Avant de débuter un appel, il est recommandé de configurer les paramètres audio de votre ordinateur, en n'oubliant pas qu'un micro réglé sur un volume trop fort pourrait provoquer une distorsion du son chez les autres participants à la conférence.

Pour configurer l'audio, cliquez sur l'icône d'engrenage du côté droit, puis sélectionnez Outils suivi de Paramètres audio du périphérique. Sélectionnez le périphérique audio de votre choix sous Sélectionner l'appareil à utiliser pour les appels audio.  Une fois le périphérique sélectionné et testé, cliquez sur OK.

Lorsque vous rejoignez une réunion avec le son de votre ordinateur, il est recommandé d'utiliser un casque plutôt que le micro et les haut-parleurs de l'ordinateur. Cela réduira les risques d'écho et de retour du son. Voici une liste de casques Plantronics compatibles avec Skype Entreprise.

Indicateur de connexion à Skype Entreprise

Utiliser l'indicateur de connexion

Lorsque vous débutez une réunion Skype Entreprise, vous voyez un indicateur de connexion dans l'angle supérieur droit. Si vous utilisez le son de l'ordinateur et que vous rencontrez des problèmes de qualité audio, commencez votre dépannage en vérifiant cet indicateur. Cinq barres blanches indiquent que la connexion est bonne. Si les barres sont jaunes ou rouges, il est recommandé de changer de connexion ou, si vous utilisez un périphérique sans fil, de vous rapprocher du routeur ou de vous connecter par câble.

Skype Entreprise - Terminer une réunion Terminer une réunion Skype Entreprise

Pour terminer correctement une réunion, un organisateur/présentateur qui quitte la réunion doit sélectionner les trois points dans l'angle inférieur droit de la fenêtre de la réunion, puis cliquer sur l'option Terminer la réunion.* Lorsque des organisateurs/présentateurs ferment la réunion en cliquant sur l'icône du téléphone rouge ou en utilisant le « x » pour fermer la fenêtre de la réunion, les serveurs Skype Entreprise ne signalent pas à la passerelle InterCall qu'il faut terminer la conférence. 

La fermeture de réunions Skype Entreprise de manière incorrecte risque de poser des problèmes pour les organisateurs de conférence qui organisent une réunion ou plus par jour. La fermeture correcte de chaque réunion garantira que votre prochaine réunion commencera et se déroulera comme prévu par Microsoft. Vous trouverez plus d'informations concernant la conclusion efficace d'une réunion dans cette vidéo.

*Il n'existe pas d'option de fin de réunion dans l'application du client Web Skype Entreprise.

Utilisation correcte de l'audioconférence Reservationless-Plus avec Skype Entreprise

Les organisateurs utilisant Skype Entreprise et les administrateurs de l'entreprise qui gèrent les comptes Skype Entreprise devraient disposer d'un compte Reservationless-Plus dédié qui n'est pas partagé entre un pool d'organisateurs.

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