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Best Practices für Skype for Business Conferencing

Lernen Sie alle wissenswerten Best Practices kennen, bevor Sie ein Skype for Business-Meeting leiten.

Einstellungen und Best Practices für Konferenzleiter unter Verwendung von Skype for Business Online

Microsoft® Skype forBusiness Online allein hat nur eine beschränkte Einsatzfähigkeit – um alle Vorteile der Skype for Business Online-Lizenzen zu nutzen, benötigen Sie ein Kooperationspaket mit Audio-Conferencing-Lösungen von InterCall. Diese integrierten Lösungen erlauben eine wirkliche Vereinheitlichung Ihrer Sprachdienste, weil sie es Teilnehmern ermöglichen, sich den Meetings über PSTN-Telefonleitungen zuzuschalten und über erweiterte Steuerelemente während des Anrufs zu verfügen. Nachstehend finden Sie empfohlene Einstellungen und Best Practices für Konferenzleiter für Skype for Business Online unter Verwendung von InterCall Reservationless-Plus® Conferencing.

Skype for Business – Audioteilnahme

Skype for Business-Meetings planen

Skype for Business Online-Leiter sollten diskrete Besprechungen in Outlook mit einer definierten Anfangs- und Endzeit planen. Wir raten dringend davon ab, über Skype for Business Online eine Ad-hoc-Konferenz einzurichten, die durchgehend geöffnet ist und es jedem Teilnehmer ermöglicht, den ganzen Tag ungehindert an der Konferenz teilzunehmen bzw. sie zu verlassen. Meetings dieser Art sind riskant, da sie meistens nicht überwacht werden und grundsätzlich ein Sicherheitsrisiko darstellen. Weiterhin empfehlen wir, bei der Planung der Meetings in Outlook die Funktion „Kopieren und Einfügen“ nicht zu verwenden.

Vielmehr sollte ein Skype for Business Online-Leiter die Einladungen für bestimmte Meetings an gezielte Teilnehmer versenden und die Sitzung nach dem Meeting mithilfe der empfohlenen Richtlinien ordnungsgemäß schließen – siehe „Ein Meeting beenden“ weiter unten.

Ein Skype for Business-Meeting starten

Die häufigste Methode, um ein Skype for Business-Meeting abzuhalten, ist mit Skype for Business Audio. Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Teilnehmer, die Skype for Business Online Audio verwenden zu integrieren, aber auch jene mit Reservationless-Plus. Wenn nur die Option Reservationless-Plus Audio verwendet wird, wählen Sie das Optionsfeld Meine Rückrufnummer:. Wenn das System zurückruft, wird es Sie nicht zur Eingabe einer PIN-Nummer auffordern. Wenn Sie jedoch, nachdem das System Sie angerufen hat, auf „1“ drücken, um am Meeting teilzunehmen, und anschließend sofort auf
„11“ drücken, wird Sie das System zur Eingabe einer PIN-Nummer auffordern. Wenn Sie die PIN-Nummer nicht eingeben, können Sie trotzdem noch am Anruf teilnehmen, verfügen jedoch im Konferenzsystem nicht über die Tastaturbefehle eines Moderators. 

Es wird empfohlen, für die Einstellung der Leiteraufforderung die Option Ein auszuwählen. Dadurch wird es dem Host ermöglicht, bei einem Rückruf die PIN-Nummer einzugeben. Falls diese Funktion nicht aktiviert ist, können Sie Reservationless-Plus dazu veranlassen, Sie zur Eingabe der PIN-Nummer aufzufordern, indem Sie nach dem Rückruf auf „1“ drücken, um am Meeting teilzunehmen, und anschließend sofort auf „11“ drücken. Wenn Sie die PIN-Nummer nicht eingeben, können Sie trotzdem noch am Anruf teilnehmen, verfügen jedoch im Konferenzsystem nicht über die Tastaturbefehle eines Moderators.

Hinweis: Wenn Sie in Skype for Business eine Aufzeichnung erstellen möchten, müssen Sie das Meeting mit Skype for Business Audio starten.

Skype for Business – Audiokonfiguration

So konfigurieren Sie die Audioverbindung Ihres Computers für Skype for Business-Meetings

Bevor Sie einen Anruf tätigen, empfiehlt es sich, die Audio-Einstellungen Ihres Computers zu konfigurieren. Bedenken Sie dabei, dass ein Mikrofon, das zu hoch eingestellt ist, dafür verantwortlich sein kann, dass andere das Audio während der Telefonkonferenz eventuell verzerrt wahrnehmen.

Um die Audio-Einstellungen zu konfigurieren, klicken Sie auf das Zahnradsymbol auf der rechten Seite und wählen Sie zunächst Tools und anschließend Audiogeräteeinstellungen aus. Wählen Sie unter Wählen Sie das Gerät aus, das für Audioanrufe verwendet werden soll das gewünschte Audiogerät aus.  Nachdem Sie das Gerät ausgewählt und getestet haben, klicken Sie auf OK.

Wenn Sie einem Meeting mit Computeraudio beitreten, verwenden Sie statt dem Computermikrofon und den Lautsprechern lieber ein Headset. Dadurch verringert sich die Wahrscheinlichkeit von Echo und Feedback. Hier ist eine Liste mit Plantronic-Headsets, die mit Skype for Business kompatibel sind.

Verbindungsanzeige für Skype for Business

Verwendung der Verbindungsanzeige

Wenn Sie ein Skype for Business-Meeting starten, sehen Sie in der rechten oberen Ecke eine Verbindungsanzeige. Wenn Sie das Computeraudio verwenden und Probleme mit der Audioqualität auftreten, beginnen Sie die Fehlerbehebung mit dieser Anzeige. Die Anzeige von fünf weißen Balken weist auf eine fehlerfreie Verbindung hin. Sind die Balken dagegen gelb oder rot, sollten Sie zu einer anderen Verbindung überwechseln oder, im Falle eines drahtlosen Geräts, sich entweder dem Router nähern oder eine Kabelverbindung verwenden.

Skype for Business-Meeting beendenEin Skype for Business-Meeting beenden

Um als Leiter/Vortragender ein Meeting effektiv zu beenden, müssen Sie die drei Punkte in der unteren rechten Ecke des Meeting-Fensters auswählen und auf die Option Meeting beenden klicken.* Wenn Leiter/Vortragende das Meeting beenden, indem sie entweder auf das rote Telefonsymbol klicken oder das Meeting-Fenster mithilfe des „X“ schließen, signalisieren die Skype for Business Online-Server dem InterCall-Konferenzsystem nicht, die Konferenz zu beenden. 

Werden die Skype for Business Online-Meetings nicht ordnungsgemäß geschlossen, dann kann das für Konferenzleiter, die mehr als ein Meeting am Tag abhalten, Probleme verursachen. Das ordnungsgemäße Schließen eines Meetings gewährleistet, dass Ihre nächstes Meeting wie von Microsoft vorgesehen beginnt und verläuft.
Weitere Information, wie Sie ein Meeting ordnungsgemäß beenden, finden Sie in diesem Video.

* In der Skype for Business Webanwendung gibt es die Option „Meeting beenden“ nicht.

Ordnungsgemäße Verwendung von Reservationless-Plus Audio-Conferencing mit Skype for Business

Skype for Business Online-Leiter und Unternehmensadministratoren, die Skype for Online Business-Konten verwalten, sollten ein dediziertes Reservationless-Plus-Konto haben, das nicht mit einer Gruppe von Leitern geteilt wird.

PDF icon skype-for-business-best-practices-conference-leaders-de-de.pdf

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